BESCHERMING

van uw
persoonsgegevens

Laatst gewijzigd op 25 maart 2020

Brussels Major Event (hierna “BME”) neemt de bescherming van uw privacy en persoonsgegevens zeer serieus op.

Het doel van deze verklaring is u te informeren over de manier waarop BME uw persoonsgegevens verzamelt, verwerkt en gebruikt wanneer u haar website gebruikt of deelneemt aan een van haar evenementen.

De verwerking van persoonsgegevens wordt uitgevoerd in overeenstemming met de verplichtingen van de Algemene Verordening gegevensbescherming (de AVG), alle toepasselijke voorschriften inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens en het beleid inzake gegevensbescherming van BME.

De verantwoordelijke voor de gegevensverwerking is vzw Brussels Major Events, gelegen in de Korte Museumstraat, 6-8, 1000 Brussel.

U kunt contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming via . Meer informatie over hoe u uw rechten kunt uitoefenen vindt u in hoofdstuk 5.

De gegevens over u die BME kan verzamelen zijn :

  • Identificatiegegevens: zoals uw naam, voornaam, geboortedatum, geslacht, deelnemernummer, enz.
  • Contactgegevens: postadres, e-mailadres, telefoonnummer…
  • Gegevens over uw online gedrag: zoals de links die u aanklikt, de pagina’s die u bezoekt, enz.
  • Foto’s of video’s genomen bij evenementen
  • Gegevens over uw prestaties (tijd, snelheid)
  • Gegevens over de diensten en producten die u aanbiedt (voor ambachtslieden, leveranciers, kunstenaars,…)
  • Gegevens over klachten, vragen, opmerkingen, etc.
  • Gegevens over uw professionele vaardigheden (voor sollicitanten)

BME verzamelt en gebruikt uw gegevens voor specifieke, expliciete, legitieme doeleinden en zal uw gegevens niet gebruiken voor latere doeleinden die niet compatibel zijn met de oorspronkelijke doeleinden.

*De wettelijke grondslagen
De grondslagen waarop wij uw gegevens verwerken zijn:

execution-contratuitvoering van een contract: uw persoonsgegevens worden door het EMEB verwerkt voor de uitvoering van een contract dat u met het EMEB hebt gesloten, of voor de uitvoering van precontractuele maatregelen die op uw verzoek zijn genomen.
consentementuw toestemming: BME vraagt uw toestemming om uw persoonlijke gegevens voor specifieke doeleinden te gebruiken. Wanneer wij uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming, heeft u het recht om deze toestemming te allen tijde in te trekken.
obligation-legaleWettelijke verplichting: BME is soms wettelijk verplicht om uw gegevens te verwerken.
interet-legitimeOns legitiem belang: In bepaalde situaties is gegevensverwerking noodzakelijk voor de doeleinden van de legitieme belangen die door BME worden nagestreefd. In dergelijke gevallen zullen wij nagaan of uw belangen, vrijheden en fundamentele rechten niet prevaleren boven de belangen van de BME. Wanneer wij uw gegevens verwerken op basis van ons rechtmatige belang, kunt u ons te allen tijde laten weten dat uw belang prevaleert boven het onze.
  • Betrokkene: sollicitanten
  • Verwerkte gegevens: Identificatiegegevens, contactgegevens, CV, sollicitatiebrief, sollicitatiegesprek, vaardigheden, openbaar beschikbare informatie over de kandidaat
  • bewaring: Tijd die nodig is voor het beheer van de sollicitatie. Namen van aanvragers worden opgeslagen in het archief
  • Overdracht aan derden: nee
  • Grondslag*: precontractuele maatregelen
  • Betrokkene: Niet-geselecteerde kandidaten
  • Verwerkte gegevens: CV, samenvatting van het sollicitatiegesprek vaardigheden
  • bewaring: CVs worden nog eens zes maanden bewaard als onderdeel van een wervingspool
  • Overdracht aan derden: nee
  • Grondslag*: legitiem belang van BME
  • Betrokkene: kunstenaars en ambachtslieden die zich registreren voor evenementen, leveranciers
  • Verwerkte gegevens: Identificatie, contactgegevens, gegevens van de dienst, product, creatie
  • bewaring: Tot aan het verzoek tot verwijdering – na 5 jaar als de kunstenaar/ ambachtslid zich niet meer registreert voor een evenement, of als de leverancier niet meer deelneemt aan een aanbesteding
  • Overdracht aan derden: in geval van toestemming van de ambachtsman, kunstenaar, het sturen naar derden die contact willen maken in een professionele omgeving
  • Grondslag*: legitiem belang van BME en toestemming (voor overdracht aan derden)
  • Betrokkene: artisten
  • Verwerkte gegevens: Identificatie, contact, creatie, vaardigheidsgegevens van artisten
  • bewaring: Zie ‘beheer van databanken van kunstenaars’
  • Overdracht aan derden: Zie ‘beheer van databanken van kunstenaars’
  • Grondslag*: legitiem belang van BME en toestemming (voor overdracht aan derden)
  • Betrokkene: handelaars
  • Verwerkte gegevens: identificatie van de handelaar, contactgegevens, productgegevens
  • bewaring: Tot aan het verzoek tot verwijdering – na 5 jaar als de handelaar zich niet meer registreert voor een evenement
  • Overdracht aan derden: technische uitbesteding (app en evenementregistratie via website)
  • Grondslag*: precontractuele maatregelen of contract ; toestemming (voor overdracht aan derden)
  • Betrokkene: artisten en ambachtslieden die deelnemen aan de evenementen, leveranciers, handelaren
  • Verwerkte gegevens: Identificatie, contactgegevens, details van de dienst, product, creatie, veiligheidsinformatie voor brandweerlieden / politie (gebruik van gas, brand, …)
  • bewaring: Bewaren van informatie over deelname (archivering om historische redenen)
  • Overdracht aan derden: Aan de politie, brandweer voor veiligheidsbeheer (wettelijke verplichting)
  • Grondslag*: precontractuele maatregelen of contract ; wettelijke verplichting voor de doorgifte aan de politie of de brandweer
  • Betrokkene: Deelnemers aan het evenement
  • Verwerkte gegevens: Identificatiegegevens, contactgegevens, telefoonnummer voor noodgevallen, categorie, registratietijd, tijd, fotofinish
  • bewaring: Bewaring tot verwijderingsverzoek
  • Overdracht aan derden: Chronorace
  • Grondslag*: contractuitvoering
  • Betrokkene: Deelnemers aan het evenement
  • Verwerkte gegevens: Identificatie-, contact-, reserverings- of registratiegegevens
  • bewaring: Bewaring van de identificatoren tot het verzoek tot schrapping van de rekening – bewaring van de inschrijvingen gedurende 10 jaar
  • Overdracht aan derden: Technische partners die websites beheren
  • Grondslag*: contractuitvoering
  • Betrokkene: Deelnemers aan het evenement, internetgebruikers
  • Verwerkte gegevens: Deelnamepercentage, registratie, websitegebruik
  • bewaring: Onbeperkt (geanonimiseerde statistische gegevens)
  • Overdracht aan derden: Google analytics – Verenigde Staten
  • Grondslag*: legitiem belang van BME en toestemming (bij gebruik van cookies)
  • Betrokkene: Vrijwilligers, tijdelijke en interim-mensen die werken aan evenementen
  • Verwerkte gegevens: Identificatie, contact, functie of rol
  • bewaring: Duur van het evenement
  • Overdracht aan derden: aan medeorganisatoren van evenementen in het geval van een gezamenlijk evenement ; overheidsinstanties, indien van toepassing
  • Grondslag*: precontractuele maatregelen of contract ; wettelijke verplichting voor de doorgifte aan publieke autoriteiten
  • Betrokkene: Vrijwilligers, tijdelijke en interim-mensen die aan de evenementen hebben meegewerkt
  • Verwerkte gegevens: Identificatiegegevens, contactgegevens, functie of rol vervuld tijdens evenementen
  • bewaring: Tot aan het verzoek tot verwijdering
  • Overdracht aan derden: neen
  • Grondslag*: legitiem belang van BME
  • Betrokkene: Mediarelaties
  • Verwerkte gegevens: Identificatiegegevens, sector, contactgegevens, vorige contacten
  • bewaring: Tot aan het verzoek tot verwijdering
  • Overdracht aan derden: neen
  • Grondslag*: legitiem belang van BME
  • Betrokkene: internetgebruikers
  • Verwerkte gegevens: Vragen, verzoeken, afbeeldingen en andere verstrekte gegevens
  • bewaring: In overeenstemming met de voorwaarden van sociale netwerken (FB, Twitter, andere)
  • Overdracht aan derden: neen
  • Grondslag*: vraag van internetgebruikers
  • Betrokkene: Internetgebruikers, deelnemers aan evenementen
  • Verwerkte gegevens: Beelden en video’s van mensenmassa’s, beelden en video’s van mensen die deelnemen aan evenementen
  • bewaring: Afbeeldingen van mensenmassa’s: vervolgens 5 jaar archivering, beelden van mensen die hun toestemming hebben gegeven: zie bewaartermijn op het vrijgegeven document.
  • Overdracht aan derden: Publicatie op sociale netwerken, website
  • Grondslag*: individuele foto’s : toestemming ; menigte : legitiem belang van BME`
  • Betrokkene: Medewerkers, vrijwilligers, leveranciers, bezoekers, deelnemers, sponsors, partners
  • Verwerkte gegevens: Identificatiegegevens (indien nodig), contactgegevens, foto’s
  • bewaring: Afbeeldingen: max. 1 maand
  • Overdracht aan derden: Autoriteiten, overheden, politie, brandweer, beveiligingsbedrijven
  • Grondslag*: beveiliging : legitiem belang van BME ; overdracht van beelden naar de politie: wettelijke verplichting
  • Betrokkene: Brusselse Burgers
  • Verwerkte gegevens: Identificatie, contactgegevens, deelname aan buurtvergaderingen
  • bewaring: Totdat een verzoek tot schrapping wordt gedaan of BME wordt geïnformeerd dat de persoon niet langer in de betrokken gemeente woont.
  • Overdracht aan derden: neen
  • Grondslag*: toestemming
  • Betrokkene: klagers
  • Verwerkte gegevens: Identifiatie en contactgegevens, klacht, context, follow-up
  • bewaring: 1 jaar na de volledige afhandeling van de klacht, daarna archivering
  • Overdracht aan derden: neen
  • Grondslag*: legitiem belang van BME

1) Wij maken gebruik van de technische diensten van externe leveranciers:

  • Databasemanagers (die de gegevens beheren, up-to-date houden, de kwaliteit ervan waarborgen)
  • Leveranciers van computersystemen en -toepassingen
  • Externe adviseurs
  • Gegevenshosting en gegevensbeveiligingsdiensten

Wij garanderen dat deze aanbieders alleen toegang hebben tot uw gegevens voor zover dat nodig is om hun taken uit te voeren. Wij garanderen ook dat zij gebonden zijn aan een geheimhoudingsplicht en dat zij de gegevens alleen mogen verwerken in overeenstemming met de instructies die wij hen hebben gegeven.

2) Wij zijn soms verplicht om persoonsgegevens over u door te geven aan de overheid. Dit is het geval wanneer we daartoe verplicht zijn door wet, een regelgeving of gerechtelijke procedures: op verzoek van autoriteiten, brandweerkorpsen, politiediensten in het kader van wetshandhavingsacties. Wij kunnen ook van mening zijn dat het noodzakelijk of wenselijk is om uw gegevens door te geven om fysieke of financiële schade te voorkomen, of in het geval van een onderzoek naar vermoede of daadwerkelijke fraude of illegale activiteiten.

3) Wanneer uw gegevens worden doorgegeven naar een land buiten de Europese Economische Ruimte en het niveau van gegevensbescherming in dat land door de Europese Commissie niet adequaat wordt geacht, zullen wij de nodige waarborgen bieden om uw gegevens te beschermen (wij maken gewoonlijk gebruik van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie). Op deze manier zorgen we ervoor dat de gegevens die we aan derde landen doorgeven adequaat worden beschermd.

U heeft recht op toegang tot uw gegevens, op informatie over de verwerking van uw gegevens, op rectificatie, verzet, beperking, uitwissing en overdraagbaarheid van uw gegevens.

U kunt contact opnemen met om uw rechten te doen gelden. In geval van twijfel behoudt het BME zich het recht voor om de identiteit van de aanvrager te verifiëren alvorens op het verzoek te reageren.

BME verbindt zich ertoe u onverwijld en uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek te antwoorden met betrekking tot de hieronder beschreven rechten. Wij beschouwen het tijdstip van ontvangst als het moment waarop uw aanvraag volledig is, inclusief het ontvangen van een bewijs van uw identiteit of zekerheid van ons met betrekking tot uw identiteit. Wanneer uw aanvraag complex is of wanneer u veel aanvragen bij ons indient, kan deze termijn van een maand met maximaal 2 maanden worden verlengd. Wij zullen u zo snel mogelijk op de hoogte brengen van een dergelijke verlenging.

U heeft het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit indien u van mening bent dat u bij de uitoefening van uw rechten bent benadeeld. Dit zal waarschijnlijk de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit zijn. U vindt de contactgegevens ervan op de website www.autoriteprotectiondonnees.be

Wij zorgen ervoor dat uw persoonsgegevens door passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen worden beschermd tegen onopzettelijk of onwettig verlies, vernietiging, wijziging, ongeoorloofd gebruik, openbaarmaking of toegang.

BME maakt gebruik van sociale netwerken (Facebook, Twitter, Instagram…) om u informatie te sturen. U kunt ook contact opnemen met BME via deze kanalen. BME zal uw gegevens dan gebruiken om te reageren op uw vraag, opmerking of klacht.

De algemene voorwaarden van de aanbieders van deze sociale netwerken zijn van toepassing. Door gebruik te maken van deze diensten heeft u deze voorwaarden geaccepteerd. U vindt dus meer informatie op hun platformen over hoe deze dienstverleners uw gegevens gebruiken. BME is niet verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens door deze dienstverleners. Zij is niettemin verantwoordelijk voor het verstrekken van informatie over het gebruik van uw gegevens op sociale netwerken.

BME maakt gebruik van de diensten van sociale netwerken om haar evenementen te promoten. Het kan ook mededelingen sturen naar mensen die verzoeken doen of vragen stellen.

BME houdt alle informatie bij die over BME op sociale netwerken wordt gepubliceerd. Het houdt deze gegevens bij. Gegevens die u over BME hebt gepubliceerd, kunnen in dit verband dus worden bewaard.

BME kan foto’s van zijn evenementen publiceren, inclusief foto’s van mensen die evenementen bijwonen.

Tot slot kunnen sociale netwerken ook worden gebruikt in het kader van wervingscampagnes om toegang te krijgen tot de informatie die u plaatst of om contact met u op te nemen (wanneer uw profiel openstaat voor BME).

De verwerking van de gegevens voor het cameratoezicht gebeurt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving (Belgische camerawet van 21 maart 2007 en alle andere toepasselijke wetten en regels inzake toezicht en gegevensbescherming).

De beelden worden gedurende maximaal één maand bewaard, behalve als ze nodig zijn als bewijs in het kader van een onderzoek of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering.

Aangezien er meerdere personen op de beelden kunnen voorkomen, kan de mededeling van deze beelden aan één persoon een inbreuk vormen op de privacy van anderen. BME maakt de beelden daarom alleen bekend door middel van een verzoek aan de politie.

De BME-website kan links bevatten naar websites die door andere bedrijven worden beheerd. Deze sites zouden hun eigen privacyverklaringen moeten hebben. We benadrukken de noodzaak om deze verklaringen zorgvuldig te lezen wanneer u op deze sites surft. BME kan op geen enkele wijze verantwoordelijk worden gesteld voor de inhoud van deze sites of voor de wijze waarop persoonsgegevens door deze derden worden verwerkt.

Deze verklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd om het beleid van BME inzake de bescherming van persoonsgegevens zo goed mogelijk weer te geven. De datum van de laatste wijziging vindt u bovenaan deze pagina.

U kunt contact met ons opnemen als u vragen, klachten of verzoeken heeft met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.